DOMPTEZ et BICHONNEZ VOTRE BOITE EMAIL ! 10 étapes toutes simples - RUTH ET NOEMIE

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DOMPTEZ et BICHONNEZ VOTRE BOITE EMAIL ! 10 étapes toutes simples

Une histoire de boite aux lettres

Imaginez votre boite à lettres postale. Jour après jour, votre courrier s’entasse dedans, (recommandés, factures, informations importantes, lettres d’amis, publicités, journaux…

En rentrant du boulot, vous fourrachez dedans pour trouver l’essentiel et laisser le reste s’accumuler. Vous refermez la porte en vous disant que vous avez le temps… Un beau jour, votre boite aux lettres déborde. Le facteur sonne à votre porte et vous tend votre courrier en arborant un petit sourire en coin « vous devriez débarrasser votre boite aux lettres car je vous préviens : je ne me déplacerai pas demain pour vous le remettre en main propre !

Vous remerciez et vous ignorez la consigne…. Le facteur tient ses promesses ! A qui la faute ?
Seule une personne insensé, irresponsable, se comporterait ainsi me direz-vous !

Alors, qu’attendez-vous pour faire le grand ménage ?

Voici 4 signaux d’alarme qui devraient vous inciter à faire quelque chose !
– Chaque jour, vous appréhendez d’ouvrir votre boite !
– Vous avez plus de 500 messages non lus !
Vous ne retrouvez plus les correspondances importantes et leur suivi
– Vos amis et collègues se plaignent de votre manque de réactivité !

 

Plan de bataille contre la confusion

1. Sortez du déni et affrontez l’ennemi.

2. Triez par expéditeur

3. Traitez si possible les deux derniers messages par ordre chronologiques pour chaque expéditeur.

4. Créez un nouveau dossier : Sélectionnez tous les messages non ouverts, mettez « vus » et fourrez-les dans cette boite archives. Répétez ce processus avec tous vos expéditeurs. Ouf, ça fait du bien. Ensuite vous reprendrez méthodiquement le contenu de cette boite à archives pour classer et traiter, jeter et déléguer…
5. Désabonnez-vous massivement
1) Supprimez les notifications Facebook, twitter…
2) Supprimez les notifications publicitaires : Eram, Redoute, Carrefour, Auchan. actualités d’ici et de là… Vous ne laisseriez pas des commerciaux sonner toutes les cinq minutes à votre porte, n’est-ce pas ? Sur le web, leur ingénuité pour vous harceler est infinie !
Vous avez tout loisir de placer vos blogs préférés, vos sites marchands en favoris sur votre ordinateur. Ne laissez plus le business des autres polluer le vôtre. (Exception faite de vos commandes en cours que vous devez suivre, quand vous avez été livrés, archivez ou jeter tout sauf la facture).
Un truc ? Si vous constatez que vous supprimer le même genre d’email pendant un mois sans même le parcourir rapidement, c’est que vous devez vous désabonner !
6) Scindez votre boite en 3 parties :
1. Votre boite de réception doit être vide en fin de journée. Fixez-vous une heure régulière de clôture selon votre emploi du temps 17 h 18h ? 20h maxi. Vivez vos soirées sans être pendu à votre boite email, si un proche veut vous joindre, sauf exception, il y a le bon vieux téléphone !
2. Boite des emails lus importants
3. Boite des autres messages

7) Ajustez l’affichage écran (de 5 à 50) à votre flux journalier moyen pour ne pas vous polluer la vue et l’esprit.

8) Adoptez une méthode intelligente pour consulter et ranger votre boite
En fonction de vos priorités et objectifs :
– Focalisez votre lecture sur vos 3 priorités journalières.
– Triez en fonction de vos 3 objectifs principaux actuels.

En utilisant au maximum les fonctionnalités

– Utilisez les étoiles et les marques pour classifier.
– Créez des catégories pour vos objectifs principaux.
– Donnez du « peps » à votre boite en adoptant la couleur pour vos libellés.
– Donner des titres courts et compréhensibles à vos libellés.

Renoncez définitivement aux catégories : « à classer » « divers »….

 

9) Passez à l’action : le processus des 4 D

– Do it : passez à l’action ; agissez immédiatement sur cet email (réponse) si cela vous prend moins de 2 minutes.
– Déléguez ! Mais n’oubliez pas !
Différez : mettez immédiatement de côté ce qui doit être fait (important) dans un dossier « A traiter plus tard » mais par pitié, inscrivez tout de suite une plage horaire sur votre agenda pour vous en occuper ! Engagez—vous. Planifiez deux moments chaque semaine pour vérifier que ces tâches sont en bonne voie d’exécution. Quand la tâche est terminée, placez l’email en archive (étiqueté s’il est important) ou jetez le !
Détruisez, détruisez, détruisez tout le reste.

Quelques conseils utiles :
Ne multipliez pas les libellés et classeurs inutilement. Ne créez de nouveaux dossiers thématiques ou nominatifs (vos clients par exemple ) que s’ils sont en rapport avec vos 3 principaux objectifs mensuels.
Abusez de la couleur pour différencier vos thèmes ou expéditeurs.
Toutes les semaines, nettoyez votre corbeille après avoir scanné très rapidement la liste (on sait jamais, « errare humanum est ».
10) Focalisez-vous sur les bénéfices de cette discipline

– une meilleure réactivité
– Une meilleure communication
– Un outil clarifié au service de votre mission.
– La joie d’être plus efficace
– La sérénité : quand le désordre s’enfuit, vous pouvez enfin vous consacrer à ce qui compte le plus pour vous.

BOITE DE RECEPTION ZERO EMAIL EN FIN DE JOURNEE

Je vous encourage à persévérer jusqu’à la victoire finale.
Ne remettez pas cette tâche au lendemain : elle est vitale.
Allez, courage… Je suis sûre que vous allez vous en sortir !
J’y suis bien arrivée, moi Annie ! Enfin, disons que les choses se sont bien améliorées et j’y travaille encore !

Je me réjouis déjà du temps et de la sérénité que vous allez gagner au cours de ce processus !
D’après les articles de Mickael HYATT

« Declare email bankruptcy and get a fresh start.”

Declare Email Bankruptcy and Get a Fresh Start

“Yes, I can stay on t top of email”

Yes, You Can Stay on Top of E-mail

Merci Mickael !

Si vous avez d’autres idées, d’autres techniques (pas trop techniques !), partagez !

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